1. Introducción

En Simplifybot nos tomamos en serio tu privacidad. Simplifybot es un asistente con IA que responde a los clientes de un negocio en WhatsApp (a través de la API oficial de WhatsApp Business), Facebook Messenger, Instagram y Telegram, agenda citas y pasa las conversaciones al equipo del negocio. Es desarrollado y operado por Ideascol. Esta política explica cómo recolectamos, usamos, compartimos y protegemos tu información cuando usas nuestros servicios, y se rige por la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios (compilados en el Decreto 1074 de 2015). Al usar nuestros servicios aceptas las prácticas aquí descritas.

2. Responsable y encargado del tratamiento

Datos de tu cuenta (el negocio que se registra y su equipo): Simplifybot actúa como responsable del tratamiento.
Conversaciones con tus clientes (los mensajes que tu asistente recibe y envía): tu negocio es el responsable del tratamiento de esos datos y Simplifybot actúa como encargado, tratándolos por cuenta tuya y solo para prestar el servicio. Por eso tu negocio debe contar con la autorización de sus clientes y con su propia política de tratamiento de datos.

3. Datos que recolectamos

3.1 Datos que nos entregas

Nombre y datos de contacto.
Credenciales de tu cuenta.
Información de pago.
Información de los canales y herramientas que conectas, como tu cuenta de WhatsApp Business, tu página de Facebook, tu cuenta profesional de Instagram, tu bot de Telegram, Calendly o Shopify.
La información de tu negocio que le das al asistente: horarios, precios, servicios y preguntas frecuentes.

3.2 Datos de las conversaciones

Los mensajes que tus clientes envían a tu negocio y las respuestas del asistente o de tus agentes, junto con los datos de contacto que entrega el canal de mensajería (como el nombre y el número de teléfono del cliente, o su nombre, usuario y foto de perfil de Facebook o Instagram).

3.3 Datos de uso

Datos de interacción con el chatbot.
Métricas de rendimiento.
Información del dispositivo y del navegador.
Dirección IP y ubicación aproximada.

4. Finalidades del tratamiento

Prestar y mejorar nuestros servicios.
Entrenar y mejorar nuestros modelos de IA, excepto los datos recibidos de las plataformas de Meta (páginas de Facebook, Messenger e Instagram), que nunca se usan para entrenar o mejorar modelos de IA ni con fines publicitarios (ver sección 6).
Procesar pagos y transacciones.
Enviar actualizaciones y notificaciones importantes.
Analizar patrones y tendencias de uso.
Garantizar la seguridad de la plataforma.

5. IA y tratamiento de datos

Procesamos los mensajes del chat para generar respuestas, incluso a través de los proveedores de modelos de IA que usamos.
Analizamos patrones de conversación para mejorar los modelos de IA, excepto los datos recibidos de las plataformas de Meta (páginas de Facebook, Messenger e Instagram), que nunca se usan para entrenar o mejorar modelos de IA ni con fines publicitarios (ver sección 6).
Guardamos el historial de conversaciones para mejorar el servicio.
Usamos datos anonimizados para entrenar la IA, excepto los datos recibidos de las plataformas de Meta (páginas de Facebook, Messenger e Instagram), que nunca se usan para entrenar o mejorar modelos de IA ni con fines publicitarios (ver sección 6).

6. Datos de páginas de Facebook, Messenger e Instagram

Cuando conectas una página de Facebook o una cuenta profesional de Instagram a Simplifybot, lo haces con el inicio de sesión de Facebook para empresas (Facebook Login for Business). Tú eliges qué negocio, qué páginas y qué cuentas de Instagram compartes y qué permisos otorgas. Simplifybot solo accede a los activos que seleccionas.

6.1 Qué datos recibimos

De tu negocio: tu identificador y nombre de usuario de Facebook, la lista de páginas que administras, y el identificador, nombre y foto de perfil de la página y de la cuenta de Instagram que conectas. También recibimos los tokens de acceso que entrega Meta para operar esos activos.
De las personas que escriben a tu negocio: su identificador en la página o en Instagram, su nombre, su usuario de Instagram y su foto de perfil. También recibimos el contenido de los mensajes que envían a tu página por Messenger o a tu cuenta de Instagram por Direct (texto, imágenes, archivos y botones que tocan), y las respuestas de tu asistente o de tus agentes.
Comentarios: los comentarios que dejan en tus publicaciones de Instagram, con el usuario de quien comenta y la publicación correspondiente, para que tu equipo pueda responderlos u ocultarlos.

6.2 Para qué los usamos

Usamos estos datos solo para prestarte el servicio que pediste:

Mostrarte las páginas y cuentas que puedes conectar y verificar que las administras.
Recibir los mensajes y comentarios en la bandeja de Simplifybot.
Permitir que tu asistente y tus agentes respondan, incluidas las respuestas de agentes humanos dentro del plazo que permite Meta.
Mostrarle a tu equipo con quién está hablando.

Cumplimos las Condiciones de la Plataforma y las Políticas para Desarrolladores de Meta. No usamos los datos de Messenger ni de Instagram para entrenar modelos de IA ni con fines publicitarios. Procesamos el contenido de los mensajes con nuestros proveedores de modelos de IA solo para generar las respuestas del asistente de tu negocio.

6.3 No vendemos ni compartimos sin autorización

No vendemos datos de Facebook ni de Instagram. No los compartimos con intermediarios de datos ni con anunciantes. Solo los compartimos con los proveedores que nos ayudan a operar Simplifybot (alojamiento y proveedores de modelos de IA), que actúan como encargados bajo obligaciones de confidencialidad y solo para prestar el servicio. También podemos compartirlos cuando la ley lo exija.

6.4 Conservación

Los tokens de acceso y las suscripciones de webhooks se conservan mientras el canal esté conectado. Los eliminamos en cuanto lo desconectas o quitas Simplifybot de la configuración de Facebook.
Las conversaciones, los perfiles de contacto y los comentarios se conservan mientras tu cuenta esté activa, para que tu equipo vea el historial. Los eliminamos en un plazo de 30 días después de que desconectes el canal y pidas la eliminación, cierres tu cuenta o envíes una solicitud de supresión.
Las copias de seguridad se sobrescriben en un plazo adicional de 30 días.

6.5 Cómo desconectar y pedir la eliminación

Desconectar: en Simplifybot, ve a Configuración → Integraciones → Desconectar. También puedes quitar Simplifybot en Facebook (Configuración y privacidad → Configuración → Integraciones comerciales) o en Instagram (Configuración → Permisos de sitios web / Apps y sitios web).
Pedir la eliminación: entra a https://app.simplifybot.co/nuke o escribe a support@simplifybot.co con el asunto "Eliminación de datos". Si quitas Simplifybot desde Facebook, Meta nos avisa y eliminamos automáticamente los datos relacionados. Recibirás un código de confirmación para consultar el estado de tu solicitud. Atendemos las solicitudes en los plazos de la Ley 1581 de 2012 (consultas en 10 días hábiles y reclamos en 15 días hábiles).
Si escribiste a un negocio que usa Simplifybot, también puedes dirigirte directamente a ese negocio, que es el responsable de los datos de tus conversaciones (ver sección 2).

7. Con quién compartimos los datos

Proveedores de servicios y aliados que nos ayudan a operar el servicio (por ejemplo, alojamiento, pagos y proveedores de modelos de IA), que actúan como encargados.
Las plataformas de mensajería y herramientas que conectas —como Meta (WhatsApp, Messenger e Instagram), Telegram, Calendly o Shopify—, en lo necesario para la integración.
Autoridades, cuando la ley lo exija.
Otros usuarios, solo con tu consentimiento expreso.

Algunos de estos proveedores pueden almacenar o tratar datos fuera de Colombia. Cuando hay transferencia o transmisión internacional de datos, lo hacemos conforme a la Ley 1581 de 2012, procurando que el país o el proveedor ofrezcan un nivel adecuado de protección.

8. Seguridad de la información

Cifrado de los datos en tránsito y en reposo.
Evaluaciones de seguridad periódicas.
Controles de acceso y autenticación.
Prácticas seguras de almacenamiento.

9. Tus derechos como titular (habeas data)

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, como titular de los datos tienes derecho a:

Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales.
Solicitar prueba de la autorización que nos diste, salvo cuando la ley no la exija.
Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que les damos a tus datos.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley.
Revocar la autorización o solicitar la supresión de tus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales.
Acceder gratuitamente a tus datos personales.
Además, puedes exportar tus datos y dejar de recibir comunicaciones comerciales cuando quieras.

10. Cómo ejercer tus derechos

Escríbenos a support@simplifybot.co con el asunto "Habeas data", indicando tu nombre, tu documento de identidad, tu solicitud y un medio de contacto. Atendemos las consultas en un máximo de 10 días hábiles y los reclamos (corrección, actualización, supresión o revocatoria) en un máximo de 15 días hábiles, prorrogables en los términos de los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012. Si eres cliente de un negocio que usa Simplifybot, también puedes dirigirte directamente a ese negocio, que es el responsable de los datos de tus conversaciones.

11. Cookies y tecnologías de seguimiento

Usamos cookies y tecnologías similares para mejorar tu experiencia, recordar tu idioma y medir el uso del sitio, incluidas herramientas de analítica como Google Analytics (etiqueta de Google) y Microsoft Clarity. Puedes controlar las cookies desde la configuración de tu navegador.

12. Menores de edad

Nuestros servicios están dirigidos a negocios y no a menores de edad. No recolectamos a sabiendas datos personales de niños, niñas o adolescentes. Si sabes que un menor nos entregó datos personales, escríbenos para eliminarlos.

13. Cambios en esta política

Podemos actualizar esta política. Te avisaremos de cualquier cambio importante a través de la plataforma o por correo electrónico. Si sigues usando nuestros servicios después de esos cambios, se entenderá que aceptas la política actualizada. La fecha de la última actualización aparece al inicio de esta página.

14. Contacto

Si tienes preguntas sobre esta Política de privacidad, escribe a support@simplifybot.co o visita nuestra página de contacto. Esta política también está disponible en inglés.

Política de privacidad y tratamiento de datos personales